Автоматизация и цифровизация бизнеса это две разные работы, которые покупают одним договором и оттого путают. Автоматизация убирает человека из операции. Цифровизация превращает работу компании в данные, на которых принимают решения. Ниже управленческая рамка: как развести понятия, измерить цифровую зрелость, собрать дорожную карту на 12 месяцев и какие меры господдержки уменьшают её бюджет. Про АСУ ТП, датчики и SCADA здесь ничего нет, это тема материала автоматизация технологических процессов.
Автоматизация и цифровизация бизнеса: где проходит граница
Разница видна на одном примере. Менеджер вручную переносит заявку из почты в счёт. Автоматизация означает, что счёт формируется сам по шаблону: маршрут прежний, из него вынули пару ручных движений. Цифровизация означает другое: каждая заявка становится записью с полями, статусом, сроком и источником, и через квартал компания впервые видит, сколько заявок теряется между почтой и счётом. Автоматизация экономит время на шаге, цифровизация создаёт данные, которых до неё не существовало.
Отсюда следствие. Автоматизировать можно уже описанный процесс, эффект будет локальным и предсказуемым. Цифровизовать можно только то, что кто-то согласился вести единообразно: без общего справочника контрагентов данные двух отделов не сойдутся, поэтому проект, начатый с покупки платформы, застревает не на технике, а на справочниках. Различается и результат: для автоматизации это время операции, для цифровизации доля решений, принятых по данным из системы. Если директор по-прежнему спрашивает цифру голосом, цифровизации не произошло.
Цифровая трансформация: третий уровень, который путают с первыми двумя
Над автоматизацией и цифровизацией стоит третий уровень, и у него есть официальное определение. Указ Президента РФ от 07.05.2024 № 309 в пункте 8 задаёт национальную цель «Цифровая трансформация государственного и муниципального управления, экономики и социальной сферы», а подпункт «а» описывает искомое состояние как «цифровую зрелость»: «автоматизация большей части транзакций в рамках единых отраслевых цифровых платформ и модели управления на основе данных».
Формулировка задаёт два проверяемых признака вместо расплывчатого «мы цифровизуемся»: большая часть транзакций проходит автоматически, а управление строится на данных. Если хотя бы один не выполняется, речь идёт об автоматизации отдельных участков, и называть это трансформацией не стоит ни перед советом директоров, ни в заявке на господдержку.
Тот же пункт 8 содержит целевые показатели. Подпункт «д»: к 2030 году не менее 80 процентов российских организаций ключевых отраслей переходят на базовое и прикладное российское ПО в системах основных производственных и управленческих процессов. Подпункт «е»: до 95 процентов доля российского ПО в госорганах и обществах с долей государства свыше 50 процентов. Для частной компании это не обязанность, а карта того, куда пойдут деньги вендоров и подрядчиков.
Цифровые технологии автоматизации бизнеса: четыре слоя
Цифровые технологии автоматизации бизнеса раскладываются не по названиям продуктов, а по слоям. Слой определяет, какую задачу инструмент вообще способен закрыть.
| Слой | Что делает | Признак, что слой не построен |
|---|---|---|
| Учёт и справочники | Фиксирует объекты компании: контрагентов, номенклатуру, договоры, сотрудников | Один контрагент заведён в трёх системах по-разному |
| Маршруты и исполнение | Ведёт задачу по стадиям, назначает ответственного, держит срок | Статус задачи известен только тому, кто её ведёт |
| Интеграции и обмен | Передаёт данные между системами и вовне: банк, ЭДО, маркетплейс | Данные переносят выгрузкой в Excel и загрузкой обратно |
| Аналитика и модели | Собирает витрину, считает показатели, строит прогноз | Отчёт для руководителя собирается руками два дня |
Порядок слоёв не декоративный. Аналитика на невыстроенных справочниках даёт красивый дашборд с неверными числами, а модель на данных с дублями учится на шуме. Слой строится после того, как нижний перестал требовать ручного вмешательства. Классы систем для каждого слоя разобраны отдельно: системы автоматизации бизнес-процессов.
Чек-лист цифровой зрелости: десять вопросов
Оценка нужна до дорожной карты, иначе карту составят под представления подрядчика. Десять вопросов, ответ только «да» или «нет», без «частично».
- Есть ли один справочник контрагентов, из которого берут данные все подразделения?
- Есть ли один справочник номенклатуры или услуг с уникальными кодами?
- Известно ли по каждому ключевому процессу, кто его владелец по должности?
- Можно ли узнать статус любой сделки, не спрашивая исполнителя?
- Формируется ли основной управленческий отчёт из системы без доработки в Excel?
- Передаются ли данные между системами автоматически, без выгрузок руками?
- Есть ли письменный регламент, что и как заносится в систему?
- Хранится ли история изменений: кто менял запись, когда и на что?
- Определён ли перечень обрабатываемых персональных данных и место их хранения?
- Есть ли годовой бюджет на развитие ИТ, а не только на поддержку и лицензии?
Считайте только ответы «да». От 0 до 3 нулевой уровень: работа в таблицах и переписке, первый шаг это один реестр заявок и один справочник контрагентов. От 4 до 6 лоскуты: системы есть, данные между ними носят люди, первый шаг это назначить источник истины по каждому объекту. От 7 до 8 связанный контур, не хватает управления по данным, первый шаг это регламент качества данных и ответственный за него. От 9 до 10 уровень, на котором осмысленно вкладываться в прогнозные модели и ИИ. Перепрыгнуть уровень нельзя. Разница между комплексным и лоскутным подходом разобрана в материале что такое комплексная автоматизация.
Посчитайте свой результат сейчас
Десять вопросов занимают пятнадцать минут и дают честную отправную точку. Если «да» меньше семи, следующий шаг это не выбор платформы, а справочники и владельцы процессов.
Дорожная карта на 12 месяцев: четыре квартала и четыре артефакта
Годовой горизонт короче срока, за который меняются приоритеты и состав руководства, и длиннее срока, за который успевают только купить лицензии. Каждый квартал заканчивается артефактом, который можно проверить.
| Квартал | Работа | Что сдаётся |
|---|---|---|
| 1 | Инвентаризация: процессы, системы, точки ручного ввода, источники и состав данных | Реестр из 10-15 процессов с оценкой ручного времени и карта систем |
| 2 | Справочники и первый контур: единая номенклатура и контрагенты, один рабочий контур целиком | Один объект данных живёт в одной системе, остальные его читают |
| 3 | Интеграции и отчётность: замена выгрузок обменом, перенос управленческих отчётов | От трёх до пяти отчётов собираются из системы без ручной правки |
| 4 | Модели: прогноз, приоритизация, обработка обращений на накопленных данных | Пилот на одном участке с метрикой до и после |
Два правила, без которых карта разваливается. У каждого квартала один владелец из бизнеса, не из ИТ, и его фамилия стоит в плане. Перенос срока внутри квартала допустим, перенос артефакта в следующий квартал означает, что квартал провален и следующий начинается с разбора причин.
Некому вести карту внутри компании
Инвентаризация, справочники и интеграции это работа, которую нельзя поручить одному человеку в свободное время. Разберём контур, соберём карту на год и закроем кварталы, которые вы не вытянете своими силами.
Технологии автоматизации бизнеса и меры господдержки
Бюджет карты складывается из лицензий, работ по внедрению, интеграций и поддержки. Часть суммы уменьшается законно, если ПО включено в единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных, который ведёт Минцифры на портале reestr.digital.gov.ru.
- Налоговый эффект реестрового ПО. Передача прав на реестровые программы и базы данных, включая удалённый доступ через интернет, не облагается НДС по подпункту 26 пункта 2 статьи 149 НК РФ, а расходы на право использования учитываются с коэффициентом 2 по подпункту 26 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Как проверить продукт по реестровому номеру перед покупкой, разобрано в материале программы для автоматизации бизнеса.
- Льготный кредит на цифровую трансформацию. Основание постановление Правительства РФ от 05.12.2019 № 1598, проекты на российских ИТ-решениях. По сообщению Правительства от мая 2023 года, ставка до 3 процентов годовых, объём кредита от 5 млн до 10 млрд рублей; постановление от 06.05.2023 № 707 сняло условие о том, что заёмщик обязан пользоваться налоговыми льготами и пониженными страховыми взносами. Действующие условия отбора уточняются в уполномоченных банках.
- Скидка 50 процентов на российское облачное ПО для МСП. Программа Минцифры, оператор Российский фонд развития информационных технологий, основание постановление Правительства РФ от 28.06.2021 № 1031. Условие одно: компания или ИП присутствует в едином реестре МСП, отчётность от покупателя не требуется. Перечень участвующих правообладателей и наличие текущего приёма смотрите на сайте оператора.
Проверить право на последнюю меру просто. Пороги по доходу за предшествующий год заданы постановлением Правительства РФ от 04.04.2016 № 265: микропредприятие до 120 млн рублей, малое до 800 млн, среднее до 2 млрд. Пороги по численности заданы пунктом 2 части 1.1 статьи 4 Федерального закона № 209-ФЗ: до 15 человек, до 100 и от 101 до 250 соответственно. Сведения вносятся в реестр МСП 10-го числа каждого месяца по состоянию на 1-е число.
Ещё один фактор выбора софта лежит вне налогов. Указ Президента РФ от 30.03.2022 № 166 запретил заказчикам по 223-ФЗ закупать иностранное ПО для значимых объектов критической информационной инфраструктуры без согласования с уполномоченным органом с 31 марта 2022 года, а с 1 января 2025 года использовать такое ПО на этих объектах нельзя. Если под нормы попадает головная компания или ключевой заказчик, реестр становится вопросом допуска к контракту.
Данные как обязательство: чем цифровизация нагружает компанию
Как только процессы становятся данными, компания превращается в оператора персональных данных. Федеральный закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ дополнил статью 13.11 КоАП частями с 12 по 18, и суммы там не символические.
- Утечка данных от 1 до 10 тысяч субъектов: штраф на юридическое лицо от 3 до 5 млн рублей (часть 12).
- От 10 до 100 тысяч субъектов: от 5 до 10 млн рублей (часть 13).
- Более 100 тысяч субъектов: от 10 до 15 млн рублей (часть 14).
- Повторное нарушение: оборотный штраф от 1 до 3 процентов годовой выручки, но не менее 20 млн и не более 500 млн рублей (часть 15).
- Утечка специальных категорий персональных данных: от 10 до 15 млн рублей (часть 16). Биометрия: от 15 до 20 млн рублей (часть 17).
Вывод для дорожной карты: перечень обрабатываемых персональных данных и место их хранения ставятся в первый квартал, вместе с инвентаризацией систем. Это одна работа, и разнесение её по времени кончается тем, что к четвёртому кварталу компания не знает, что и где у неё лежит.
Кто ведёт цифровизацию внутри компании
Провал чаще всего организационный, и держится всё на трёх ролях. Владелец процесса это руководитель подразделения, чей результат меняется: он решает, что считать правильным маршрутом и какие поля обязательны. Без него требования формулирует подрядчик. Ответственный за данные отвечает за справочники: кто заводит контрагента, по какому правилу присваивается код, кто чистит дубли. Роль редко существует официально, и её отсутствие обнуляет аналитику третьего квартала. Заказчик проекта решает про бюджет и сроки: в компании до 100 человек это собственник или директор.
Метрики: как понять, что дорожная карта работает
Метрики снимаются из системы, а не собираются опросом. Пять показателей закрывают и автоматизацию, и цифровизацию.
- Доля операций без ручного ввода по выбранному процессу. Меряет автоматизацию напрямую.
- Время цикла от заявки до счёта, от заказа до отгрузки. Считается по меткам времени в системе.
- Число ручных выгрузок в месяц между системами. Должно падать к нулю после третьего квартала.
- Доля записей с заполненными обязательными полями. Без неё остальные метрики недостоверны.
- Доля сотрудников, работающих в системе ежедневно. Считается от числа тех, кто обязан работать в ней по регламенту. Заметный разрыв означает, что процесс живёт параллельно в переписке.
Замер делается дважды: до начала квартала и через месяц после сдачи артефакта. Сразу после запуска мерить бесполезно, первые недели показывают эффект новизны. Расчёт стоимости процесса до и после: оптимизация и автоматизация бизнес-процессов.
Пять ошибок, из-за которых карта не доживает до второго квартала
- Платформа выбрана до инвентаризации. Требования подгоняются под купленное. Лечится тем, что договор с вендором подписывают не раньше конца первого квартала.
- Справочники отложены на потом. Отсюда расходящиеся числа в отчётах третьего квартала: дубли сами не рассасываются.
- Нет владельца процесса. Проект ведёт ИТ-служба, бизнес наблюдает и на приёмке заявляет, что маршрут неверный.
- ИИ поставлен в первый квартал. Модель на данных нулевого уровня выдаёт правдоподобные ошибки, и доверие падает ко всему проекту. Порядок встраивания ИИ в маршрут: внедрение ИИ в бизнес-процессы.
- Артефакт квартала не определён. Формулировка «в первом квартале занимаемся анализом» не проверяема, поэтому квартал всегда считается успешным.
Частые вопросы
Есть ли официальное определение цифровой зрелости?
Да. Указ Президента РФ от 07.05.2024 № 309, подпункт «а» пункта 8: автоматизация большей части транзакций в рамках единых отраслевых цифровых платформ и модель управления на основе данных. Там же подпункт «д»: к 2030 году не менее 80 процентов организаций ключевых отраслей переходят на российское базовое и прикладное ПО.
Можно ли уменьшить налоги за счёт расходов на софт?
Да, если ПО в едином реестре российских программ: передача прав освобождена от НДС, а расходы на право использования учитываются с коэффициентом 2. Коэффициент применяется, если договор не даёт права передавать лицензию другим лицам, и не распространяется на адаптацию и модификацию. Порядок проверки продукта по реестру: программы для автоматизации бизнеса.
Кто проходит по условиям скидки 50 процентов на российское облачное ПО?
Компании и ИП из единого реестра МСП. Пороги для среднего предприятия: доход за предшествующий год до 2 млрд рублей, среднесписочная численность до 250 человек. Сведения вносятся в реестр 10-го числа каждого месяца по состоянию на 1-е число, отдельная заявка не нужна.
Почему дорожная карта именно на 12 месяцев, а не на три года?
Квартальный артефакт можно проверить, трёхлетний план нельзя: за это время меняются приоритеты, руководство и условия у вендоров. Год делится на четыре проверяемых этапа: инвентаризация, справочники и первый контур, интеграции и отчётность, модели. Каждый следующий опирается на сданный предыдущий, поэтому сжать год до полугода можно только за счёт первого квартала, а экономия на нём стоит дороже всего.
