Автоматизация для малого бизнеса: пороги тарифов, счёт на год и льготы

Автоматизация для малого бизнеса упирается не в выбор системы, а в две цифры: сколько человек одновременно сидит в программе и сколько компания готова отдавать за лицензии каждый год. Пороги тарифов у вендоров расставлены на 1, 2, 5, 10, 50 и 100 пользователей, и именно они, а не красота интерфейса, определяют, во сколько обойдётся следующий год работы. Ниже разобраны эти пороги, счёт на год для компании из десяти человек, льготы, привязанные к реестру МСП, и список того, что при обороте ниже 20 млн рублей автоматизировать рано.

Кто по закону считается малым бизнесом и зачем это знать до покупки софта

Категория не самоощущение, а запись в едином реестре субъектов МСП. Критерии заданы статьёй 4 закона 209-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 04.04.2016 № 265.

Категория	Среднесписочная численность за прошлый год	Доход за прошлый год
Микропредприятие	до 15 человек	до 120 млн рублей
Малое предприятие	до 100 человек	до 800 млн рублей
Среднее предприятие	от 101 до 250 человек	до 2 млрд рублей

Три детали, которые в обсуждениях обычно теряются. Первая: реестр ведёт ФНС, и сведения вносятся 10-го числа каждого месяца по состоянию на 1-е число этого же месяца (ст. 4.1 ч. 5 п. 1 закона 209-ФЗ). Проверять себя надо там, а не по ощущениям бухгалтера. Вторая: категория меняется, только если предельные значения превышены или снижены в течение трёх календарных лет подряд (ст. 4 ч. 4). Наняли двадцать человек в марте, из микропредприятий вы не вылетели. Третья: для общепита (класс 56 ОКВЭД) предельная численность среднего предприятия установлена в 1500 человек, если этот код записан в ЕГРЮЛ как основной вид деятельности (ст. 4 ч. 1.1 п. 2.2). Условие про долю доходов в 70 процентов относится не к общепиту, а к лёгкой промышленности (п. 2.1).

Практический смысл простой: запись в реестре открывает доступ к мерам поддержки МСП, а главная работающая скидка на софт (освобождение от НДС для программ из реестра российского ПО) от категории компании не зависит вообще. Проверять надо и то, и другое.

Три бюджетных этажа: до 5, до 15 и до 50 человек

Рынок облачных систем нарезан примерно одинаково. Разница между этажами не в функциях, а в том, сколько человек одновременно имеют доступ.

Размер команды	Что закрывается	Порядок расходов на лицензии в год
от 1 до 5 человек	одна CRM, один учётный контур, почта на домене	от 0 до 100 тыс. рублей
от 6 до 15 человек	плюс права доступа, склад или производство, корпоративный диск	от 150 до 300 тыс. рублей
от 16 до 50 человек	плюс интеграции между системами, аналитика, регламенты и роли	от 400 тыс. рублей

Диапазоны в последнем столбце это оценка редакции по прайсам, которые разобраны по позициям ниже, а не цифра из официального источника. Главное здесь другое: расходы растут не плавно, а ступенями. Шестой сотрудник может стоить дороже, чем предыдущие пять вместе, и дальше это видно на конкретных тарифах.

Что ставить первым: очередь задаёт риск потери денег

Порядок один и тот же почти во всех нишах, и он не про удобство.

1. Место, где теряются заявки. Заявка, потерянная в переписке, стоит полной маржи сделки. CRM закрывает это дешевле всего, на старте буквально бесплатно.
2. Место, где грозит штраф. Учёт, отчётность, обмен документами. Здесь цена ошибки задана извне, а не вашими ощущениями.
3. Место, где уходит время собственника. Сборка отчётов руками, счета, ответы на однотипные вопросы. Это уже третья очередь, хотя раздражает сильнее всего.

Обратный порядок (сначала красивый дашборд, потом CRM) даёт красивую картинку по данным, которых никто не вносит. Разбор того, какие процессы вообще имеет смысл трогать, лежит в материале о пределах автоматизации.

CRM автоматизация бизнеса: где именно заканчивается бесплатный тариф

Бесплатные тарифы ломаются не по числу людей, а по объёму данных и по правам доступа. Три примера с прайсов на 22 августа 2026 года.

• Битрикс24, тариф Бесплатный. Неограниченное число пользователей, 25 ГБ на диске, один почтовый ящик на сотрудника, 10 000 писем в месяц, одна база знаний, пять одновременных сессий редактирования документов. Следующая ступень, Базовый, стоит 2 490 рублей в месяц за всю компанию, но только за 5 пользователей и 1 ТБ диска.
• МойСклад, тариф Бесплатный. Пять сотрудников, одно юрлицо, 50 МБ хранилища и по 100 товаров, контрагентов и документов. При десяти отгрузках в день лимит в 100 документов заканчивается за две недели. Платный Старт за 495 рублей в месяц снимает лимит по товарам и документам, но оставляет одного сотрудника.
• amoCRM. Бесплатного тарифа нет, есть пробный период 14 дней. Отдельный пакет Микро-бизнес стоит 8 999 рублей в год на двух пользователей, при этом в нём прямо указано отсутствие разграничения прав доступа и лимит 5 000 контактов и 1 000 открытых сделок на аккаунт.

Вывод для команды из трёх человек: бесплатного Битрикс24 и бесплатного МойСклада хватает ровно до момента, когда появляются объёмы или второй человек, которому нельзя видеть всё. Сравнение самих систем под небольшую компанию есть в разборе CRM для малого бизнеса.

Что ломается при переходе с 5 сотрудников на 15

Это первый и самый болезненный порог, потому что промежуточных тарифов почти нигде нет.

• Битрикс24 Базовый заканчивается ровно на пятом пользователе. Следующая ступень, Стандартный, сразу на 50 пользователей и 6 990 рублей в месяц. Разрыв 4 500 рублей в месяц, то есть 54 000 рублей в год, платится за шестого человека.
• В 1С:Фреш лицензия считается сеансами. Тариф Базовый включает одну базу и до 2 сеансов, тариф ПРОФ до 10 баз и 5 сеансов. Каждый дополнительный сеанс сверху стоит 11 600 рублей за 12 месяцев.
• Появляется задача, которой не было при пяти: права доступа. Менеджеру нельзя видеть закупочные цены, новому сотруднику нельзя выгружать базу. Пакеты вроде amoCRM Микро-бизнес такое просто не умеют.
• Появляется вторая система. К CRM добавляется учёт, и с этого момента кто-то должен отвечать за то, чтобы номенклатура в них совпадала.

Практическое правило: планируя рост до пятнадцати человек, считайте бюджет сразу по тарифу на 50 пользователей. Переезжать в середине года дороже, чем переплатить с самого начала.

Что ломается при переходе с 15 на 50

Второй порог мягче по числу людей и жёстче по функциям. Тариф на пятьдесят человек вы, скорее всего, уже купили, а вот нужные возможности лежат этажом выше.

• В тарифной сетке Битрикс24 блоки «Автоматизация», «Сквозная аналитика» и «HR: Компания» указаны в составе тарифа Профессиональный, который стоит 13 990 рублей в месяц и рассчитан на 100 пользователей. Стандартный тариф на 50 человек их в перечне не содержит.
• Почта и диск перестают быть бесплатным приложением. Яндекс 360 для бизнеса стоит 319 рублей за сотрудника в месяц на тарифе Минимальный (100 ГБ), 549 рублей на Основном (1 ТБ) и 1 399 рублей на Продвинутом (3 ТБ). Для пятидесяти человек это от 15 950 до 69 950 рублей в месяц.
• Появляется интеграционный слой. CRM, учётная система и телефония начинают обмениваться данными, и в компании возникает роль администратора, который эти обмены чинит.

Автоматизация среднего бизнеса: где проходит граница и что меняется в счетах

Формально автоматизация среднего бизнеса начинается на 101-м сотруднике или на доходе выше 800 млн рублей за год (постановление № 265). Фактически счета меняются раньше, при переходе на корпоративные тарифы.

Продукт	Тариф для малого	Тариф для среднего
Битрикс24	Стандартный, 50 пользователей, 6 990 руб./мес.	Энтерпрайз, 250 пользователей, 33 990 руб./мес.
amoCRM	Микро-бизнес, 2 пользователя, 8 999 руб./год	Enterprise Lite 50, 129 999 руб./мес. до 1 сентября 2026 года, далее 149 999 руб./мес., плюс 2 599 руб. за дополнительного пользователя
1С:Фреш	Базовый, 1 база, 2 сеанса, 18 100 руб. за 12 мес.	КОРП, 10 сеансов, 114 000 руб. за 12 мес.

Разница между этажами не только в цене за место. На среднем этаже вендор продаёт SSO, личного менеджера, SLA и расширенное хранение истории, то есть вещи, которые нужны, когда за систему отвечает не собственник, а отдельный человек в штате.

Смета на год для компании из десяти человек

Считаем по опубликованным прайсам, без скидок и без работ по внедрению. Компания торговая, десять сотрудников, один юрист по совместительству бухгалтер.

Статья	Тариф	В год
CRM и задачи	Битрикс24 Стандартный, 6 990 руб./мес.	83 880 руб.
Бухгалтерия и зарплата	1С:Фреш ПРОФ, 10 баз, 5 сеансов	57 000 руб.
Товарный учёт	МойСклад Проф, 5 сотрудников, 4 100 руб./мес.	49 200 руб.
Почта и диск на домене	Яндекс 360 Минимальный, 319 руб. за сотрудника	38 280 руб.
Итого лицензии		228 360 руб.

Это нижняя граница и только подписки. Настройка воронок, перенос базы клиентов, связка CRM с телефонией и обучение сотрудников в эту сумму не входят и обычно стоят как одна-две годовые подписки. Если складского учёта нет, вычтите 49 200 рублей и получите примерно 180 тыс. рублей в год на десять человек.

Льготы, которые реально снижают счёт

Работающих механизмов два, и ещё один, про который до сих пор пишут статьи, закрыт.

• Освобождение от НДС на российский софт. Передача прав на программы из единого реестра российского ПО не облагается НДС (пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ). С 1 января 2026 года базовая ставка НДС составляет 22 процента (п. 3 ст. 164 НК РФ в редакции закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Для компании на УСН, у которой нет права на вычет, это прямая разница в цене подписки.
• Скидка 50 процентов от РФРИТ, которой больше нет. Программа поддержки цифровизации МСП, где облачный софт российских разработчиков продавали за половину цены, работала в 2021 и 2022 годах. На странице программы у Российского фонда развития информационных технологий прямо стоит пометка об отборе 2021 и 2022 годов, новых заявок фонд не принимает. Если подрядчик обещает вам эту скидку, он продаёт вчерашний день.
• Пробные периоды, которых хватает на пилот. 30 дней в 1С:Фреш, 14 дней в amoCRM и МойСкладе. Этого достаточно, чтобы прогнать реальный месяц продаж и понять, упираетесь вы в лимиты или нет.

Проверять статус в реестре МСП надо на сайте ФНС до подписания счёта: обновление происходит 10-го числа, и покупка 9-го числа может пройти мимо льготы.

Что автоматизировать рано, пока оборот ниже порога

Самая дорогая ошибка малого бизнеса это покупка функционала, который нужен компании вдвое крупнее.

• Полный контур НДС и обмена документами. Компания на УСН освобождена от обязанностей плательщика НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за любой год с 2025 по 2028 (п. 1 ст. 145 НК РФ). Порог снижается до 15 млн рублей за 2029 год и до 10 млн рублей за 2030 год и далее. Пока вы под порогом, счета-фактуры и книга продаж вам не нужны, а значит, не нужен и софт вокруг них. Подробности учётного контура разобраны в материале об автоматизации бухгалтерского учёта.
• BI и дашборды. Пока цифры сводит один человек за час в неделю, витрина данных обойдётся дороже этого часа.
• Складская система при сотне позиций. Бесплатный тариф МойСклада с лимитом 100 товаров закрывает совсем маленький ассортимент, а до этого достаточно таблицы.
• Сквозная аналитика без рекламного бюджета. Она платная (в Битрикс24 доступна на тарифе за 13 990 рублей в месяц) и бессмысленная, если источник трафика один.

Скрытые статьи, которые ломают бюджет

В смету обычно попадают подписки и не попадает всё остальное.

• Дополнительные сеансы и пользователи. Один лишний сеанс в 1С:Фреш стоит 11 600 рублей за год, дополнительный пользователь в amoCRM Enterprise Lite 2 599 рублей в месяц.
• Годовая предоплата. Скидка Битрикс24 в 35 процентов (Базовый выходит в 1 619 рублей в месяц вместо 2 490) действует при оплате сразу за год. Помесячная оплата стоит дороже, зато не запирает деньги.
• Лимиты, которые докупаются пакетами. В amoCRM пакет на 100 000 токенов для ИИ-агентов стоит 999 рублей, дополнительное файловое пространство 999 рублей в месяц за 10 ГБ.
• Электронный документооборот сверх включённого. В тарифе 1С:Фреш ПРОФ бесплатны первые 100 отправленных комплектов документов, дальше по отдельному прайсу. Входящие бесплатны всегда.
• Люди. Перенос базы, настройка воронки, связка с телефонией и обучение сотрудников. Это разовые деньги, но именно на них проекты и останавливаются.

Частые вопросы

Можно ли автоматизировать компанию из трёх человек бесплатно

Частично да. Бесплатный тариф Битрикс24 не ограничивает число пользователей и даёт 25 ГБ диска, бесплатный тариф МойСклада допускает пять сотрудников. Упрётесь вы в лимиты данных: 100 товаров, 100 контрагентов, 100 документов и 50 МБ хранилища в МойСкладе, 10 000 писем в месяц в Битрикс24.

Сколько стоит комплект систем на десять человек в год

По прайсам на 22 августа 2026 года около 228 тыс. рублей за подписки: Битрикс24 Стандартный 83 880 рублей, 1С:Фреш ПРОФ 57 000 рублей, МойСклад Проф 49 200 рублей, Яндекс 360 Минимальный 38 280 рублей. Работы по внедрению считаются отдельно.

С какого оборота автоматизация учёта перестаёт быть добровольной

С 20 млн рублей дохода за год. До этой суммы компания на УСН освобождена от обязанностей плательщика НДС (п. 1 ст. 145 НК РФ), после неё появляются счета-фактуры, книга продаж и декларации. За 2029 год порог опустится до 15 млн рублей, за 2030 год и далее до 10 млн рублей.

Потеряем ли мы статус МСП, если наняли сотрудников сверх лимита

Не сразу. Категория меняется, только если предельные значения по численности или доходу превышены три календарных года подряд (ст. 4 ч. 4 закона 209-ФЗ). Сведения в реестре обновляются 10-го числа каждого месяца.

Почему софт из реестра российского ПО дешевле

Передача прав на такие программы освобождена от НДС по пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ, а базовая ставка НДС с 1 января 2026 года составляет 22 процента. Для компании на УСН, которая не принимает НДС к вычету, это разница в конечной цене подписки.