Нейросеть написать письмо: что подать на вход и как проверить результат

Запрос «нейросеть написать письмо» вводят в двух ситуациях: открыт бланк ответа на входящее и горит срок, либо нужно отправить официальное обращение в организацию, где неточная формулировка стоит дороже потраченного часа. Эта статья про одно письмо конкретному адресату, а не про массовую отправку по базе. Разбираем, что подать модели на вход, как удержать её от выдумывания обстоятельств, какой реквизитный каркас требует ГОСТ Р 7.0.97-2016 и что человек обязан проверить до нажатия кнопки отправки.

Что модель в письме делает, а чего не делает

У языковой модели в переписке три рабочие роли: собрать черновик из данных вами фактов, переписать готовый текст под другой тон или объём, разобрать длинное входящее на список требований. Чего она не делает: не знает вашего договора, не помнит прошлую переписку, если вы её не вложили, и не отвечает за пропущенный срок. Любая дата, сумма и номер документа в её тексте либо взяты из вашего ввода, либо придуманы.

Часть работы встроена в почтовые клиенты. В Gmail функция Help me write генерирует черновик по короткому описанию задачи прямо в окне написания и переписывает набранный текст, делая его формальнее, дружелюбнее или короче; по справке Gmail она открыта аккаунтам Google Workspace с планом Gemini (support.google.com/mail/answer/13955415). В Яндекс Почте нейрофильтр на YandexGPT анонсирован 1 апреля 2024 года: отбирает важные письма за последние 7 дней, показывает краткое содержание и даёт ответить из того же блока, заявлен для подписчиков Яндекс 360 Премиум.

Если работать в отдельной модели, важен размер контекста: у GigaChat 2 Max документация Сбера заявляет контекстное окно 128 000 токенов, то есть в запрос помещается вся ветка переписки с приложением, а не только последнее сообщение. Актуальные лимиты и тарифы смотрите в документации вендора, они меняются чаще, чем выходят статьи.

Написать письмо с помощью нейросети: что положить на вход

Качество черновика определяется не формулировкой просьбы, а тем, что вы приложили. Минимальный комплект из шести блоков.

1. Текст входящего целиком, если письмо ответное: с номером, датой, всеми пунктами и цитатами. Пересказ своими словами убивает смысл, модель отвечает на ваш пересказ.
2. Факты списком: даты, суммы, номера договоров и накладных, фамилии и должности. Каждый факт отдельной строкой. Всё, чего в этом списке нет, модель обязана оставить как пропуск.
3. Реквизиты сторон: полное наименование организации-адресата, должность и фамилия подписанта, ваша должность и телефон для отметки об исполнителе.
4. Регламент или образец: утверждённую в компании форму приложите текстом, по ней модель воспроизведёт структуру точнее, чем по описанию.
5. Ограничение по объёму: деловое письмо на одну страницу это примерно 1800 знаков или 250 слов. Без явного лимита модель почти всегда пишет вдвое длиннее нужного.
6. Стоп-лист: формулировки, которые нельзя употреблять. Обычно это признание вины, обещание сроков, оценка чужих действий, любые слова про гарантии и компенсации.

Отдельным правилом задайте поведение при нехватке данных: недостающее ставится в квадратных скобках как [номер договора], в конце выводится список того, чего не хватило. Это дешевле, чем ловить выдуманный номер при вычитке.

Нейросеть написать официальное письмо: каркас по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Официальное письмо отличается от делового не тоном, а обязательным составом реквизитов. Раздел 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016 перечисляет 30 реквизитов документа. Для письма работают шесть, и только два из них пишет модель.

Три правила стандарта, которые модель нарушает регулярно.

• Адресатов не больше четырёх. Пункт 5.15: в одном документе не должно быть более четырёх адресатов, слово «Копия» перед вторым, третьим и четвёртым не указывается. Если получателей больше, составляется список рассылки, и в каждом экземпляре стоит один адресат.
• Обращение и заключительная формула. Пункт 5.18 даёт для делового письма вступительное обращение вида «Уважаемый господин Председатель!» и заключительную этикетную фразу «С уважением,». Формы изложения там три: от первого лица множественного числа («просим направить», «представляем на рассмотрение»), от третьего лица единственного числа («общество считает возможным») и от первого лица единственного числа («предлагаю рассмотреть») только для письма на должностном бланке. Модель по умолчанию берёт «я» независимо от бланка и добавляет разговорную вежливость.
• Оформление. Пункт 3.3 в редакции Изменения № 1, утверждённого приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст, предписывает использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, рекомендованные размеры 12, 13, 14. Пункт 3.4: абзацный отступ 1,25 см, текст через 1 до 1,5 межстрочных интервала. Пункт 6.1: поля не менее 20 мм левое, 10 мм правое, 20 мм верхнее и нижнее, а у документов со сроком хранения свыше 10 лет левое поле не менее 30 мм.

Оформление в модели не делается вообще: она отдаёт заголовок и текст, остальное подставляет бланк организации. На просьбу «оформить по ГОСТу» вы получите правдоподобную имитацию бланка с придуманными номерами.

Написать ответ на письмо: нейросеть разбирает входящее

Запрос «написать ответ на письмо нейросеть» отличается от генерации инициативного письма тем, что половина текста уже задана: отвечать нужно ровно на то, что спросили, и в том же порядке. Формально это закреплено реквизитом 12: по пункту 5.12 ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает номер и дату входящего инициативного документа, на который даётся ответ. На бланке письма под справочными данными организации для неё отведена строка «На № ______ от ______», образцы бланков даны в приложении В стандарта.

Рабочий порядок из трёх шагов. Первый: модель раскладывает входящее на пронумерованный список требований, без ответов, только перечень. Второй: вы проставляете напротив каждого пункта позицию тремя словами, например «подтверждаем», «оспариваем», «просим отсрочку». Третий: отдаёте входящее, перечень и позиции и требуете ответ по тем же номерам. Так не теряется ни один пункт, а это главная беда писем, собранных одним запросом.

Срок ответа задаёт не вежливость, а закон, и он должен стоять в запросе как факт.

Жанры письма и что модель ломает в каждом

Один и тот же запрос даёт разный по риску результат в зависимости от жанра. Типовые поломки, которые видно при вычитке черновиков.

Как заставить модель не выдумывать обстоятельства

Выдуманный факт дороже любой стилистической ошибки: он уходит контрагенту за подписью руководителя. Пять приёмов снимают большую часть риска.

1. Закрытый список фактов. В запросе прямо сказано: использовать только факты из блока ниже, ничего не добавлять из общих знаний. Без ограничения модель дополняет картину правдоподобными деталями.
2. Запрет на числа вне списка. Отдельной строкой: не приводить сумм, дат, номеров и процентов, которых нет во входных данных. Это самая частая точка отказа.
3. Маркер пропуска. Недостающее оформляется как [дата] или [сумма]: черновик со скобками честнее черновика без них.
4. Список допущений. После текста письма модель отдельным блоком перечисляет всё, что домыслила.
5. Проверка источника. Вторым запросом: пройди по своему тексту и для каждой цифры и даты укажи, из какой строки исходных данных она взята. Всё, для чего строка не нашлась, удаляется.

Отдельно: не просите модель «уточнить норму закона». Ссылку на статью она подберёт уверенно и часто неверно, норма проверяется в первоисточнике и вставляется вами.

Что нельзя передавать модели

Письмо почти всегда содержит чужие данные, а внешний сервис это третье лицо. Ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обязывает лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать их третьим лицам и не распространять без согласия субъекта, если иное не предусмотрено федеральным законом. Ч. 5 ст. 18 того же закона требует при сборе персональных данных граждан РФ, в том числе через интернет, обеспечить их запись, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз данных на территории Российской Федерации.

Практический вывод: перед отправкой текста в модель фамилии, телефоны, адреса, паспортные данные и номера счетов заменяются плейсхолдерами, а реальные значения подставляются в готовый текст вручную.

Что не отдаётся модели ни в каком виде:

• Персональные данные третьих лиц: клиентов, сотрудников, заявителей, если у вас нет основания на такую передачу.
• Сведения, отнесённые в компании к коммерческой тайне, включая условия действующих договоров и цены по конкретным контрагентам.
• Юридически значимые формулировки без визы юриста: признание долга, отказ от права, изменение сроков, гарантийные обязательства. Модель формулирует их гладко и потому опасно.

Готовые запросы под конкретный жанр

Ответ на претензию

«Ниже входящая претензия и блок фактов. Составь ответ на официальном языке, от третьего лица единственного числа, до 250 слов. Разложи претензию на пронумерованные требования и ответь по каждому номеру отдельным абзацем. Используй только факты из блока ФАКТЫ, не приводи сумм, дат и номеров, которых там нет, недостающее ставь в квадратных скобках. Не признавай вину и не обещай сроков, которых нет в фактах. В конце перечисли, чего тебе не хватило. ВХОДЯЩЕЕ: … ФАКТЫ: …»

Официальное письмо в организацию

«Составь текст официального письма. Вступительное обращение вида «Уважаемый господин [должность]!», изложение от первого лица множественного числа, заключительная фраза «С уважением,». Отдельно дай заголовок к тексту одной строкой. Реквизиты бланка, номер и дату не придумывай, их подставит канцелярия. До 1800 знаков. Суть обращения: … Факты: … Что просим сделать и в какой срок: …»

Отказ

«Напиши письмо-отказ. Отказ сформулирован прямо в первом абзаце, без предисловий. Второй абзац: основание из блока фактов. Третий: что предлагаем взамен или при каких условиях вернёмся к вопросу. Слова «к сожалению» не более одного раза. До 150 слов. Факты: …»

Чек-лист вычитки перед отправкой

Десять пунктов, две-три минуты на письмо. Первые четыре ловят ошибки, которые дороже всего обходятся после отправки.

1. Каждая цифра, дата и номер сверены с исходным документом, а не с памятью.
2. Квадратных скобок в тексте не осталось.
3. Все пункты входящего письма получили ответ, номера совпадают.
4. Ссылка «На № … от …» заполнена, если письмо ответное.
5. Адресатов не больше четырёх, иначе оформляется список рассылки.
6. Обращение и заключительная формула соответствуют пункту 5.18 ГОСТ.
7. Нет обещаний по срокам, которых вы не давали, и нет формулировок, признающих обязательства.
8. Требование к получателю сформулировано в одном предложении и содержит срок.
9. Персональные данные и номера счетов подставлены вручную и проверены посимвольно.
10. Заполнена отметка об исполнителе: фамилия, имя, отчество и телефон, реквизит 25.

Письмо адресату, который вас не ждал

Всё сказанное выше работает, когда адресат ждёт вашего письма или обязан ответить. Если получатель вас не знает, задача меняется целиком: решает не оформление, а причина, по которой незнакомый человек вообще откроет письмо. Это другой жанр и другая механика: как писать холодные письма, чтобы отвечали. Смешивать два подхода не стоит: официальный тон в холодном письме читается как спам, а свободный тон в ответе на претензию как несерьёзность.

Как встроить это в поток переписки

Пока запрос собирается заново под каждое письмо, выигрыш измеряется минутами. Часы возвращает разбор потока: повторяющиеся типы писем перечислены, у каждого свой набор обязательных фактов и свой стоп-лист.

1. Разобрать месяц входящих и посчитать повторяющиеся типы: подтверждение заказа, ответ на запрос документов, напоминание об оплате, отказ, согласование сроков.
2. На каждый тип завести карточку: обязательные факты, стоп-лист формулировок, предельный объём, кто подписывает.
3. Собрать по карточке готовый запрос и положить его туда, где сотрудник работает: в шаблон почтового клиента, в карточку сделки CRM, в чат-бот.
4. Замерить на выборке из 20 писем, сколько правок вносит человек. Если переписывается больше трети текста, ломается карточка, а не модель. Пересматривать карточки раз в квартал: меняются формы документов и подписанты.

Частые вопросы

Можно ли попросить модель оформить письмо по ГОСТу целиком?

Нет. Из 30 реквизитов раздела 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016 модель законно закрывает два: заголовок к тексту (17) и текст документа (18). Номер, дату, адресата, подпись и отметку об исполнителе подставляет бланк или человек, иначе вы получите правдоподобно выглядящие, но вымышленные реквизиты.

Как понять, что модель выдумала факт?

Вторым запросом попросите для каждой цифры и даты указать строку исходных данных, откуда она взята: всё, для чего строка не нашлась, удаляется. В первом запросе держите правило не приводить сумм, дат и номеров, которых нет во входных данных.

Сколько времени есть на ответ официальному адресату?

Зависит от нормы. Письменное обращение в госорган рассматривается 30 дней со дня регистрации, продление возможно не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя (ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ). Требование потребителя о возврате денег удовлетворяется в 10 дней (ст. 22 Закона № 2300-1). Денежное требование по договору перед иском в арбитраж выдерживается 30 календарных дней со дня направления претензии (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Скольким адресатам можно направить одно письмо?

По пункту 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в одном документе не должно быть более четырёх адресатов, слово «Копия» перед вторым, третьим и четвёртым не указывается. При большем числе получателей составляется список рассылки, и в каждом экземпляре указывается один адресат.

Обязательно ли использовать отдельный сервис или хватит почтового клиента?

Для короткого черновика хватает встроенных функций: Help me write в Gmail генерирует и переписывает текст прямо в окне написания, функция открыта аккаунтам Google Workspace с планом Gemini. Отдельная модель нужна, когда на вход идёт длинная ветка с приложениями: у GigaChat 2 Max заявлено контекстное окно 128 000 токенов.