Автоматизация кадрового учета это перевод рабочего места кадровика в программу: приказы, штатное расписание, личные карточки, график отпусков, табель, воинский учёт и отчётность в СФР перестают жить в Excel и папках. Ниже разбор того, что программа обязана уметь по закону, какие сроки она держит за вас, и сколько стоят конкретные продукты по прайс-листу вендора от 21 августа 2026 года.
Границы темы: здесь только кадровое администрирование. Перевод документов в электронный вид и подпись работника разобраны в материале про КЭДО и электронные кадровые документы, карта HR-контура в статье про автоматизацию HR-процессов, расчёт зарплаты в материале про автоматизацию бухгалтерского учёта, воронка найма в статье про автоматизацию подбора персонала.
Что закрывает автоматизация кадрового учета
Кадровый учёт держится на трёх вещах: документ создан вовремя, работник с ним ознакомлен, сведения ушли в СФР в срок. Программа снимает эти три риска, а не абстрактную рутину.
- Приём, перевод, увольнение. Одно событие порождает договор, приказ, запись в карточке и заготовку подраздела 1.1 отчёта ЕФС-1.
- Штатное расписание. Позиции, оклады, вакансии, история изменений. Оклад в договоре подтягивается из штатки, а не набирается руками.
- Отпуска и табель. График, переносы, остатки дней на любую дату, рабочее время и отклонения.
- Воинский учёт. Признак в карточке, отчётные формы для военкомата, сверка сведений.
- Отчётность и архив. ЕФС-1 в СФР, персонифицированные сведения в ФНС, хранение документов по личному составу.
Обязательный минимум кадровых документов и что из него миф
Приказ о приёме больше не обязателен. С 22 ноября 2021 года часть первая статьи 68 ТК РФ в редакции Федерального закона № 377-ФЗ говорит: работодатель вправе издать приказ о приёме на работу. Приём оформляется трудовым договором. Обязанность осталась одна: до подписания договора ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными актами и коллективным договором.
Унифицированные формы Т-1, Т-2, Т-3 не обязательны. Часть 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. Исключение сделано для организаций бюджетной сферы, там формы задаёт бюджетное законодательство. Практический вывод: программа, которая умеет печатать только госкомстатовские бланки и не даёт править макет, вам не подходит.
График отпусков обязателен и у него есть жёсткая дата. Статья 123 ТК РФ: график утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря. Он обязателен и для работодателя, и для работника. О времени начала отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели.
Копии документов по заявлению. Статья 62 ТК РФ: не позднее трёх рабочих дней со дня письменного заявления, заверенные, безвозмездно. В день прекращения договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт (статья 84.1 ТК РФ).
Сроки хранения. Статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты 75 лет. Это тот самый аргумент против учёта в Excel на ноутбуке кадровика.
Воинский учёт: блок, о котором вспоминают после штрафа
Обязанность вести воинский учёт закреплена пунктом 7 статьи 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ: организации и их должностные лица исполняют обязанности по организации и ведению воинского учёта. Для кадровика это отдельный контур: карточки граждан, подлежащих учёту, списки для первоначальной постановки, сверка с военным комиссариатом, сообщения о приёме и увольнении военнообязанных.
Цена пропуска считается не в часах, а в рублях, и после поправок Федерального закона от 31.07.2023 № 404-ФЗ она выросла на порядок:
- Непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта (статья 21.4 КоАП РФ): от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо.
- Непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт (статья 21.1 КоАП РФ): от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо и от 350 000 до 400 000 рублей на юридическое лицо.
Что спрашивать у поставщика: есть ли раздел воинского учёта в карточке, формируются ли отчётные формы для военкомата, есть ли отбор по признаку военнообязанного при сверке. В учётных программах этот блок обычно есть, в лёгких облачных сервисах для малого бизнеса часто нет вовсе.
ЕФС-1: сроки, в которые обязана укладываться программа
Единая форма ЕФС-1 сдаётся в СФР по срокам, установленным статьёй 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Сроки разные для разных событий, и именно здесь ручной учёт срывается чаще всего.
| Событие | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или принятия решения | Подпункт 2 пункта 5 статьи 11 |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения | Пункт 6 статьи 11 |
| Перевод на другую постоянную работу, заявление о форме трудовой книжки | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | Подпункт 1 пункта 5 статьи 11 |
| Сведения о стаже за календарный год | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом | Пункт 3 статьи 11 |
| Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию | По итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года, не позднее 25-го числа следующего месяца | Пункт 7 статьи 11 |
| Государственные и муниципальные учреждения: сведения о выплатах | Ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим | Пункт 9 статьи 11 |
| Ликвидация организации | В течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня подачи документов на государственную регистрацию ликвидации | Пункт 11 статьи 11 |
Важная деталь про санкции, которую часто путают. Финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона № 27-ФЗ применяется за непредставление или недостоверность сведений по пунктам 2 и 2.1 статьи 11, но за исключением подпункта 4, то есть за исключением самих сведений о трудовой деятельности. За просрочку подраздела 1.1 отвечают по КоАП РФ: часть 2 статьи 15.33.2 даёт предупреждение или от 300 до 500 рублей на должностное лицо, а нарушение трудового законодательства как таковое тянет за собой статью 5.27. За несоблюдение электронного формата сдачи предусмотрена отдельная санкция 1000 рублей. При расхождениях СФР направляет уведомление, и на их устранение даётся пять рабочих дней.
Что проверяет ГИТ и во сколько обходится ошибка
Инспектор смотрит на связку «документ, дата, подпись». Типовые находки: работник не ознакомлен с локальным актом под роспись, график отпусков утверждён в январе вместо декабря, договор оформлен как гражданско-правовой при фактических трудовых отношениях, копии выданы позже трёх рабочих дней.
| Нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства, часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или от 1 000 до 5 000 рублей | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Повторное нарушение, часть 2 статьи 5.27 | От 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет | От 50 000 до 70 000 рублей |
| Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, часть 4 статьи 5.27 | От 10 000 до 20 000 рублей | От 50 000 до 100 000 рублей |
| Повторное нарушение, часть 5 статьи 5.27 | Дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет | От 100 000 до 200 000 рублей |
Программа для кадрового учета: классы решений и критерии выбора
Программа для кадрового учета выбирается не по списку функций на сайте, а по трём вопросам: где считается зарплата, сколько людей в штате, есть ли требования бюджетного законодательства. Рынок при этом делится на четыре класса, и одна коробка редко закрывает всё.
- Учётные системы. Делопроизводство, расчёт зарплаты и регламентированная отчётность в одной базе. Это ядро.
- Отраслевые и бюджетные конфигурации. Отдельные продукты для государственных и муниципальных учреждений, банков, некредитных финансовых организаций.
- Облачные версии тех же продуктов. Та же конфигурация по подписке и без своего сервера.
- HRM-платформы и КЭДО-сервисы. Надстройки поверх учётной базы, они её не заменяют и требуют интеграции.
Критерии, которые реально влияют на результат:
- Один источник правды по сотруднику. Зарплата в одной программе и кадры в другой дают два разных штатных расписания и расхождения в ЕФС-1.
- Наличие в едином реестре российского ПО. Для госзакупок и компаний с госучастием это условие допуска, а не пожелание.
- Блок воинского учёта. Штраф до 400 000 рублей на юрлицо, см. выше.
- Редактируемые печатные формы. Формы первичных документов утверждает руководитель, программа обязана это позволять.
- Цена за рабочее место, а не за коробку. Основная поставка даёт одно место, остальные докупаются лицензиями.
- Обновления под изменения закона. Только в 2026 году статьи 11 и 17 закона № 27-ФЗ правились Федеральным законом от 20.02.2026 № 29-ФЗ, с 1 сентября 2026 года вступают новые изменения.
Быстрая проверка: нужна ли версия дороже базовой
Четыре вопроса. В базе работает больше одного человека одновременно? Есть обособленные подразделения или несколько юрлиц? Нужен воинский учёт и отчётность по нему? Нужны сложные графики работы и кадровый резерв? Два «да» и больше означают, что базовая версия на одного пользователя не подойдёт: считать надо ПРОФ плюс клиентские лицензии.
1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ: редакции и цены из прайс-листа вендора
Рекомендованные розничные цены из основного прайс-листа фирмы «1С», дата обновления 21 августа 2026 года. Это электронные поставки: коробочных вариантов у этих продуктов в прайсе нет. Цены без НДС.
| Продукт | Цена, рублей | Номер в едином реестре российского ПО |
|---|---|---|
| 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия | 11 100 | 169 |
| 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ | 39 700 | 169 |
| 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП | 190 900 | 169 |
| 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8. Базовая версия | 13 700 | 2740 |
| 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 ПРОФ | 49 400 | 2740 |
| 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП | 238 000 | 2740 |
| 1С:ЗКГУ 8 КОРП. Лицензия для централизованно обслуживаемых учреждений | 42 200 | 2740 |
| 1С:ЗКГУ 8 КОРП для централизованно обслуживаемых учреждений. Дополнительная лицензия к ПРОФ | 3 700 | 2740 |
Разница между редакциями не в скидке, а в модели работы. Базовая версия рассчитана на одного пользователя и не поддерживает изменение конфигурации. ПРОФ работает многопользовательски и дорабатывается, но каждое рабочее место оплачивается отдельно. КОРП добавляет расширенный кадровый функционал для крупного штата.
Считать надо полную корзину. Клиентские лицензии «1С:Предприятие 8 ПРОФ» по тому же прайсу: одно рабочее место 9 400 рублей, пять мест 31 800, десять мест 60 900, двадцать мест 114 300, пятьдесят мест 274 300, сто мест 527 200. Пример на пять человек в кадрах и бухгалтерии: ЗУП ПРОФ 39 700 плюс лицензия на пять мест 31 800, итого 71 500 рублей за софт без внедрения. В прайсе есть и ограничение по каналу продаж: базовые версии продаются через дилеров и франчайзи, ПРОФ и КОРП только через франчайзи, выполняющих условия договора.
Облако вместо коробки: сколько стоит 1С:Фреш
Если своего сервера и администратора нет, та же конфигурация доступна по подписке в 1С:Фреш. Рекомендованные розничные цены сервиса:
- Базовый. 18 100 рублей за 12 месяцев или 9 500 за 6 месяцев. Одна база одного приложения на выбор, в списке есть и ЗУП, и ЗКГУ, до двух одновременных сеансов. Вендор считает это как от 755 рублей в месяц на пользователя при двух пользователях.
- ПРОФ. 57 000 рублей за 12 месяцев. До 10 баз, до 5 сеансов, от 950 рублей в месяц на пользователя при пяти пользователях. На 24 месяца 102 600 рублей при непрерывном продлении.
- Доборы. Дополнительный сеанс 11 600 рублей за год, дополнительная база 996 рублей за год, апгрейд с Базового на ПРОФ на 12 месяцев 38 900 рублей.
Коробочный ЗУП ПРОФ за 39 700 рублей это разовый платёж плюс сопровождение, облачный ПРОФ за 57 000 рублей в год это аренда с обновлениями и хостингом. На горизонте двух лет коробка обычно дешевле, в первый год облако быстрее стартует. Приложения сервиса соответствуют ПРОФ-версиям локальных программ, данные выгружаются в обе стороны.
Программы для ведения кадрового учета в компании до 50 человек
Программы для ведения кадрового учета в компании на 15 или 40 человек выбираются по принципу «минимум сущностей»: кадровика в штате обычно нет, обязанности лежат на бухгалтере или офис-менеджере. Рабочая схема из трёх элементов.
- Одна учётная база. Базовая версия ЗУП за 11 100 рублей закрывает кадры, расчёт и отчётность на одного пользователя. Если пользователь один, переплачивать за ПРОФ не нужно.
- Отчётность через оператора или сервис фонда. Пункт 10 статьи 11 закона № 27-ФЗ разрешает формировать сведения через электронный сервис, предоставленный Фондом на безвозмездной основе.
- Регламент на два листа. Кто издаёт приказ, кто следит за сроком ЕФС-1, кто ведёт график отпусков. Без этого любая программа превращается в дорогой архив.
Чего не делать на этом размере: покупать HRM-платформу с модулями оценки и обучения. Учётную базу она не заменит, а расходы вырастут кратно.
Программа для кадрового учета бесплатно: что бесплатно на самом деле
Запрос «программа для кадрового учета бесплатно» упирается в неприятный факт: полноценных бесплатных решений с поддержкой ЕФС-1 и обновлениями под правки закона на рынке практически нет, потому что закон правится несколько раз в год. Реально бесплатны четыре вещи.
- Тестовый период облака. В 1С:Фреш при самостоятельной регистрации оформляется бесплатная тестовая подписка на 30 дней.
- Электронный сервис фонда. Формирование сведений персучёта через сервис СФР идёт на безвозмездной основе, это прямая норма пункта 10 статьи 11 закона № 27-ФЗ.
- Демоверсии и учебные поставки. Годятся посмотреть интерфейс и обучить сотрудника, но не для боевого учёта: сдавать отчётность из них нельзя.
- Собственный регламент. Таблица сроков и напоминания в календаре не стоят ничего и снимают большую часть просрочек ещё до покупки софта.
Честный расчёт для микробизнеса: 11 100 рублей за базовую версию против 500 рублей штрафа за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона № 27-ФЗ. На штате в 25 человек одна групповая ошибка перекрывает стоимость лицензии.
Порядок перехода и ошибки, которые дороже лицензии
По нашей практике внедрений переход занимает от двух недель для микрокомпании до трёх месяцев для производства с несколькими подразделениями: это оценка по проектам, а не норматив вендора. Последовательность не меняется.
- Инвентаризация. Список действующих сотрудников, договоров, приказов и локальных актов. Отсутствующие подписи об ознакомлении лучше найти раньше инспектора.
- Штатное расписание. Сначала оно: должности и оклады в договорах ссылаются на позиции штатки.
- Перенос карточек. ФИО, СНИЛС, паспорт, стаж, остатки отпусков, признак воинского учёта. Остатки переносятся вручную, это главный источник расхождений.
- Настройка форм. Утвердить приказом руководителя формы первичных документов, которые печатает программа.
- Параллельный месяц. Один отчётный период вести старым и новым способом, сверить ЕФС-1 и табель.
- Регламент сроков. Ответственный за подраздел 1.1 с контролем «следующий рабочий день» и за график отпусков с дедлайном за две недели до нового года.
Четыре частые ошибки: перенос данных без сверки остатков отпусков, отказ от параллельного месяца, покупка ПРОФ без клиентских лицензий и воинский блок «потом». Каждая обходится дороже разницы между редакциями программы.
Перевести кадровый учёт в систему и не сорвать сроки СФР
Разберём ваш контур: сколько рабочих мест нужно, какая редакция закрывает задачи, что переносить первым и как настроить контроль сроков ЕФС-1 и воинского учёта. На выходе смета на лицензии и план перехода по неделям.
Частые вопросы
Сколько стоит 1С:ЗУП для отдела кадров из трёх человек
По прайс-листу «1С» от 21.08.2026: 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ 39 700 рублей плюс клиентская лицензия «1С:Предприятие 8 ПРОФ» на пять рабочих мест 31 800 рублей. Итого 71 500 рублей за лицензии, без внедрения и сопровождения. Базовая версия за 11 100 рублей рассчитана на одного пользователя и здесь не подойдёт.
В какой срок нужно сдать ЕФС-1 при увольнении
Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Основание: подпункт 2 пункта 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Для перевода на другую постоянную работу срок другой, до 25-го числа следующего месяца.
Обязательно ли издавать приказ о приёме на работу
Нет. С 22 ноября 2021 года часть первая статьи 68 ТК РФ в редакции Федерального закона № 377-ФЗ говорит, что работодатель вправе издать приказ. Обязательным остаётся трудовой договор и ознакомление работника под роспись с локальными нормативными актами до его подписания.
Сколько лет хранить кадровые документы
50 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для законченных до этой даты. Основание: статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Какой штраф за пропуск сведений по воинскому учёту
От 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо по статье 21.4 КоАП РФ. За непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, статья 21.1 КоАП РФ добавляет от 350 000 до 400 000 рублей на юридическое лицо.
