TMS система: что это и зачем она логистике

Логист собирает рейсы в Excel, перевозчиков обзванивает по очереди, а где машина, узнаёт из переписки с водителем. Пока рейсов несколько в день, так можно жить. Когда их становятся десятки, начинаются опоздания, пустые пробеги и споры о том, кто кому сколько должен. TMS система (Transport Management System) забирает эту рутину и превращает перевозки из ручной работы в управляемый процесс.

Речь не только о крупных холдингах. Своя доставка есть у дистрибьютора, производства, интернет-магазина, сети магазинов. Везде, где машины ездят каждый день, стоимость перевозки складывается из десятков мелких решений, и без системы их никто не видит целиком.

Что такое TMS система простыми словами

TMS это программа для планирования, исполнения и контроля перевозок. Она отвечает на три вопроса: как доставить заказы дешевле и вовремя, кто повезёт и что происходит с грузом прямо сейчас. Главная ценность не в карте с движущимися машинами, а в том, что решения о перевозках начинают приниматься по данным, а не по памяти логиста.

Пользуются такими системами три группы компаний:

• Грузовладельцы. Производство, дистрибуция, ритейл, интернет-магазины со своей доставкой или наёмным транспортом.
• Логистические операторы и экспедиторы. Организуют перевозки для клиентов и отвечают перед ними за сроки.
• Перевозчики. Им нужно загружать свой парк и считать рентабельность каждого рейса.

Акценты у всех разные. Грузовладельцу важнее выбор перевозчика и контроль сроков, перевозчику загрузка машин и расходы на рейс, экспедитору прозрачность для клиента.

Есть и отраслевые решения: для магистральных перевозок целыми машинами, для сборных грузов, для курьерской доставки до двери, для перевозок с температурным режимом. Требования у них заметно отличаются, поэтому универсальная система нередко проигрывает специализированной на вашем типе перевозок.

Что умеет TMS

• Заявки и заказы. Приём из учётной системы, с сайта, от клиентов. Единый реестр того, что нужно везти.
• Планирование и маршрутизация. Объединение заказов в рейсы с учётом грузоподъёмности, объёма кузова, окон доставки и ограничений на въезд.
• Выбор перевозчика. Ставки, тендеры, закрепление направлений, рейтинг исполнителей по срокам и претензиям.
• Исполнение и мониторинг. Трекинг по GPS и ГЛОНАСС, статусы, мобильное приложение водителя с фото и отметкой о сдаче груза.
• Документы. Перевозочные документы, акты, реестры рейсов.
• Расчёты и аналитика. Стоимость рейса, километра и доставки на заказ, доля доставок вовремя, простои.

Как это выглядит в работе. Утром в систему приходят заказы на развозку по городу. TMS группирует их по районам, раскладывает по машинам с учётом веса и окон доставки и строит маршруты. Логист проверяет план и правит исключения, а не собирает рейсы с нуля. Водители получают маршрут в приложение, клиенты уведомление со временем доставки.

Не каждая система умеет всё. Одни сильны в маршрутизации городской развозки, другие в тендерах и работе с наёмными перевозчиками. Поэтому выбор начинается с вашего сценария, а не со списка модулей. Как выглядит весь транспортный контур от заявки до закрытия рейса, подробно разобрано в статье про автоматизацию логистики.

Электронные перевозочные документы

Перевозочные документы в России можно оформлять в электронном виде. Электронная транспортная накладная, электронный путевой лист, заказ-наряд и другие документы проходят через государственную информационную систему ГИС ЭПД. Участники перевозки передают их туда не напрямую, а через операторов информационных систем ЭПД, которых аккредитует Минтранс. Реестр таких операторов публикует министерство.

Для TMS это важный пункт в требованиях. Если система связана с оператором ЭПД, накладная формируется из данных рейса, подписывается электронной подписью и уходит участникам перевозки без бумаги и повторного ввода. Если связи нет, логист переносит одни и те же данные в два места, и часть выгоды от автоматизации теряется.

При выборе уточните: какие документы система формирует сама, с каким оператором ЭПД работает, как водитель подписывает документы в пути и что происходит, если контрагент пока работает на бумаге.

Чем TMS отличается от WMS, ERP и CRM

Системы не конкурируют, а передают друг другу данные. Заказ рождается в CRM или учётной системе, собирается на складе в WMS-системе, едет по маршруту из TMS, а стоимость доставки возвращается в учёт. Самые дорогие проблемы возникают на стыках, когда данные между системами переносят руками.

Иногда к ним добавляется ещё и YMS, система управления двором. Она расписывает окна для машин на погрузку и разгрузку, чтобы у ворот склада не выстраивалась очередь, а TMS планировала рейсы под свободные слоты.

Когда бизнесу пора внедрять TMS

Признаки того, что таблицы перестали справляться:

• Планирование рейсов занимает у логиста большую часть рабочего дня.
• Машины уезжают полупустыми, а рядом по похожему маршруту едет наёмный транспорт.
• Клиенты спрашивают, где груз, и ответ ищут в переписке с водителем.
• Стоимость доставки на заказ известна только в конце месяца, и то приблизительно.
• Претензии по срокам и повреждениям разбирают на словах, без данных.

Бывает и обратная ситуация. Если у вас одна или две машины и стабильные маршруты, отдельная TMS может не окупиться. Хватит планировщика маршрутов и дисциплины в таблице.

Окупаемость прикидывают по трём статьям: снижение затрат на перевозку за счёт загрузки и маршрутов, время логистов, меньше штрафов и претензий. Сравните сумму с подпиской или лицензиями и стоимостью внедрения. Если эффект не виден даже в оптимистичном сценарии, с системой лучше подождать.

Как выбрать и внедрить TMS

1. Опишите процесс как есть. От заявки до оплаты рейса: кто что делает, где живут данные, где задержки.
2. Снимите метрики до внедрения. Стоимость доставки на заказ или тонну, доля доставок вовремя, время на планирование, простои.
3. Составьте список интеграций. Учётная система, WMS, сайт или маркетплейсы, трекеры, оператор ЭПД.
4. Выберите модель. Облачная система по подписке запускается быстрее, коробочная на своих серверах даёт больше контроля, модуль к учётной системе проще связать с остальными данными.
5. Запустите пилот. Один склад или одно направление, сравнение метрик до и после.
6. Обучите людей. Приложение, которым водитель не пользуется, не даёт данных.

Типичные ошибки повторяются от проекта к проекту. Автоматизируют хаос, не описав процесс. Выбирают по количеству функций, а не по своим сценариям. Забывают про водителей. Внедряют систему без связи с учётом и получают двойной ввод.

Что спросить у поставщика на демо

• Покажите на наших заказах, как система соберёт рейсы.
• Какие интеграции готовы, а какие придётся дорабатывать и за чей счёт?
• Как приложение водителя работает без связи?
• С какими операторами ЭПД есть интеграция?
• Кому принадлежат данные и как их выгрузить, если вы уйдёте?
• Сколько длится типовое внедрение и что входит в его стоимость?

Где в TMS данные и нейросети

TMS копит то, чего не было в таблицах: фактическое время в пути, простои на разгрузке, надёжность каждого перевозчика. На этих данных строится управленческая отчётность. Модели машинного обучения помогают прогнозировать время прибытия, а нейросети распознают сканы бумажных документов и отвечают клиентам на вопрос «где мой груз» в чат-боте.

Ещё одно полезное применение: разбор отклонений. На данных TMS можно настроить правило, по которому рейсы, где факт сильно разошёлся с планом, автоматически попадают в список для логиста. Вместо просмотра всех рейсов человек разбирает только проблемные.

Чтобы это работало, данные из TMS должны попадать в общую аналитику компании вместе с продажами и складом. Как собрать такой контур и где в нём место нейросети, разобрано в материале про автоматизацию бизнес-аналитики.

С чего начать

1. Нарисуйте текущий процесс перевозки и отметьте, где теряются время и деньги.
2. Посчитайте три базовые метрики: стоимость доставки на заказ, долю доставок вовремя, загрузку машин.
3. Составьте список обязательных сценариев и интеграций и покажите его нескольким поставщикам TMS.
4. Договоритесь о пилоте с понятными критериями успеха.

Если не хочется самому описывать процессы и связывать системы, это делает команда оцифровки процессов и BI в Neurounit: от карты процесса до отчётов, где видна стоимость каждой перевозки.