Логист собирает рейсы в Excel, перевозчиков обзванивает по очереди, а где машина, узнаёт из переписки с водителем. Пока рейсов несколько в день, так можно жить. Когда их становятся десятки, начинаются опоздания, пустые пробеги и споры о том, кто кому сколько должен. TMS система (Transport Management System) забирает эту рутину и превращает перевозки из ручной работы в управляемый процесс.
Речь не только о крупных холдингах. Своя доставка есть у дистрибьютора, производства, интернет-магазина, сети магазинов. Везде, где машины ездят каждый день, стоимость перевозки складывается из десятков мелких решений, и без системы их никто не видит целиком.
Что такое TMS система простыми словами
TMS это программа для планирования, исполнения и контроля перевозок. Она отвечает на три вопроса: как доставить заказы дешевле и вовремя, кто повезёт и что происходит с грузом прямо сейчас. Главная ценность не в карте с движущимися машинами, а в том, что решения о перевозках начинают приниматься по данным, а не по памяти логиста.
Пользуются такими системами три группы компаний:
- Грузовладельцы. Производство, дистрибуция, ритейл, интернет-магазины со своей доставкой или наёмным транспортом.
- Логистические операторы и экспедиторы. Организуют перевозки для клиентов и отвечают перед ними за сроки.
- Перевозчики. Им нужно загружать свой парк и считать рентабельность каждого рейса.
Акценты у всех разные. Грузовладельцу важнее выбор перевозчика и контроль сроков, перевозчику загрузка машин и расходы на рейс, экспедитору прозрачность для клиента.
Есть и отраслевые решения: для магистральных перевозок целыми машинами, для сборных грузов, для курьерской доставки до двери, для перевозок с температурным режимом. Требования у них заметно отличаются, поэтому универсальная система нередко проигрывает специализированной на вашем типе перевозок.
Что умеет TMS
- Заявки и заказы. Приём из учётной системы, с сайта, от клиентов. Единый реестр того, что нужно везти.
- Планирование и маршрутизация. Объединение заказов в рейсы с учётом грузоподъёмности, объёма кузова, окон доставки и ограничений на въезд.
- Выбор перевозчика. Ставки, тендеры, закрепление направлений, рейтинг исполнителей по срокам и претензиям.
- Исполнение и мониторинг. Трекинг по GPS и ГЛОНАСС, статусы, мобильное приложение водителя с фото и отметкой о сдаче груза.
- Документы. Перевозочные документы, акты, реестры рейсов.
- Расчёты и аналитика. Стоимость рейса, километра и доставки на заказ, доля доставок вовремя, простои.
Как это выглядит в работе. Утром в систему приходят заказы на развозку по городу. TMS группирует их по районам, раскладывает по машинам с учётом веса и окон доставки и строит маршруты. Логист проверяет план и правит исключения, а не собирает рейсы с нуля. Водители получают маршрут в приложение, клиенты уведомление со временем доставки.
Не каждая система умеет всё. Одни сильны в маршрутизации городской развозки, другие в тендерах и работе с наёмными перевозчиками. Поэтому выбор начинается с вашего сценария, а не со списка модулей. Как выглядит весь транспортный контур от заявки до закрытия рейса, подробно разобрано в статье про автоматизацию логистики.
Электронные перевозочные документы
Перевозочные документы в России можно оформлять в электронном виде. Электронная транспортная накладная, электронный путевой лист, заказ-наряд и другие документы проходят через государственную информационную систему ГИС ЭПД. Участники перевозки передают их туда не напрямую, а через операторов информационных систем ЭПД, которых аккредитует Минтранс. Реестр таких операторов публикует министерство.
Для TMS это важный пункт в требованиях. Если система связана с оператором ЭПД, накладная формируется из данных рейса, подписывается электронной подписью и уходит участникам перевозки без бумаги и повторного ввода. Если связи нет, логист переносит одни и те же данные в два места, и часть выгоды от автоматизации теряется.
При выборе уточните: какие документы система формирует сама, с каким оператором ЭПД работает, как водитель подписывает документы в пути и что происходит, если контрагент пока работает на бумаге.
Чем TMS отличается от WMS, ERP и CRM
| Система | За что отвечает | Типичные данные |
|---|---|---|
| TMS | Перевозка: от заказа на доставку до закрытия рейса | Рейсы, маршруты, перевозчики, статусы доставки |
| WMS | Склад: приёмка, хранение, сборка, отгрузка | Ячейки, остатки, задания на сборку |
| ERP или учётная система | Деньги, закупки, продажи, запасы в целом | Документы, взаиморасчёты, себестоимость |
| CRM | Клиенты и сделки | Контакты, заявки, история общения |
Системы не конкурируют, а передают друг другу данные. Заказ рождается в CRM или учётной системе, собирается на складе в WMS-системе, едет по маршруту из TMS, а стоимость доставки возвращается в учёт. Самые дорогие проблемы возникают на стыках, когда данные между системами переносят руками.
Иногда к ним добавляется ещё и YMS, система управления двором. Она расписывает окна для машин на погрузку и разгрузку, чтобы у ворот склада не выстраивалась очередь, а TMS планировала рейсы под свободные слоты.
Когда бизнесу пора внедрять TMS
Признаки того, что таблицы перестали справляться:
- Планирование рейсов занимает у логиста большую часть рабочего дня.
- Машины уезжают полупустыми, а рядом по похожему маршруту едет наёмный транспорт.
- Клиенты спрашивают, где груз, и ответ ищут в переписке с водителем.
- Стоимость доставки на заказ известна только в конце месяца, и то приблизительно.
- Претензии по срокам и повреждениям разбирают на словах, без данных.
Бывает и обратная ситуация. Если у вас одна или две машины и стабильные маршруты, отдельная TMS может не окупиться. Хватит планировщика маршрутов и дисциплины в таблице.
Окупаемость прикидывают по трём статьям: снижение затрат на перевозку за счёт загрузки и маршрутов, время логистов, меньше штрафов и претензий. Сравните сумму с подпиской или лицензиями и стоимостью внедрения. Если эффект не виден даже в оптимистичном сценарии, с системой лучше подождать.
Как выбрать и внедрить TMS
- Опишите процесс как есть. От заявки до оплаты рейса: кто что делает, где живут данные, где задержки.
- Снимите метрики до внедрения. Стоимость доставки на заказ или тонну, доля доставок вовремя, время на планирование, простои.
- Составьте список интеграций. Учётная система, WMS, сайт или маркетплейсы, трекеры, оператор ЭПД.
- Выберите модель. Облачная система по подписке запускается быстрее, коробочная на своих серверах даёт больше контроля, модуль к учётной системе проще связать с остальными данными.
- Запустите пилот. Один склад или одно направление, сравнение метрик до и после.
- Обучите людей. Приложение, которым водитель не пользуется, не даёт данных.
Типичные ошибки повторяются от проекта к проекту. Автоматизируют хаос, не описав процесс. Выбирают по количеству функций, а не по своим сценариям. Забывают про водителей. Внедряют систему без связи с учётом и получают двойной ввод.
Что спросить у поставщика на демо
- Покажите на наших заказах, как система соберёт рейсы.
- Какие интеграции готовы, а какие придётся дорабатывать и за чей счёт?
- Как приложение водителя работает без связи?
- С какими операторами ЭПД есть интеграция?
- Кому принадлежат данные и как их выгрузить, если вы уйдёте?
- Сколько длится типовое внедрение и что входит в его стоимость?
Где в TMS данные и нейросети
TMS копит то, чего не было в таблицах: фактическое время в пути, простои на разгрузке, надёжность каждого перевозчика. На этих данных строится управленческая отчётность. Модели машинного обучения помогают прогнозировать время прибытия, а нейросети распознают сканы бумажных документов и отвечают клиентам на вопрос «где мой груз» в чат-боте.
Ещё одно полезное применение: разбор отклонений. На данных TMS можно настроить правило, по которому рейсы, где факт сильно разошёлся с планом, автоматически попадают в список для логиста. Вместо просмотра всех рейсов человек разбирает только проблемные.
Чтобы это работало, данные из TMS должны попадать в общую аналитику компании вместе с продажами и складом. Как собрать такой контур и где в нём место нейросети, разобрано в материале про автоматизацию бизнес-аналитики.
С чего начать
- Нарисуйте текущий процесс перевозки и отметьте, где теряются время и деньги.
- Посчитайте три базовые метрики: стоимость доставки на заказ, долю доставок вовремя, загрузку машин.
- Составьте список обязательных сценариев и интеграций и покажите его нескольким поставщикам TMS.
- Договоритесь о пилоте с понятными критериями успеха.
Если не хочется самому описывать процессы и связывать системы, это делает команда оцифровки процессов и BI в Neurounit: от карты процесса до отчётов, где видна стоимость каждой перевозки.
